契約書を交わさず口頭のみで取引をおこなってきたが、そろそろ契約書を交わしておかないと後々のことを考えると不安がある。
しかし、急に契約書を交わすという話を出せば相手方が気分を害す可能性があるし、実際に相手が怒ってしまった。
なんていうことはないでしょうか？
逆に、信頼関係で今まで取引を行ってきたのに、契約書を交わしたいと言われて腹が立った。というような経験もされたことはないでしょうか？
契約書を交わさずに口頭のみで取引を行っている方や、注文書と請書のみで取引を行っている方のほとんどが、上記信頼関係を基に取引を行っているのだと思います。
契約書を交わすこと自体頭になかったというケースも稀にございます。。。
また、取引先が自分よりも立場が上で、相手の言いなりに業務を進めるしかないなど、契約書を交わせない理由は多々あると思います。
しかし、いざトラブルが発生した場合、契約書や覚書無しでの解決を試みるとなりますと、話がこじれた際は、やはり裁判をしなくてはなりません。
裁判では、契約書や文書による証拠が物を言います。
最近では、電子メールも証拠能力として有効に扱われてきておりますが、書面の証拠に比べたらまだまだ弱いと言えます。
相手方あっての契約ですから、相手方が契約書を交わしたくないということですと困ったものです。
このような事態には「議事録」で対処すると良いでしょう。
契約書に比べれば証拠能力としては弱いですが、何もなく裁判の際に証言するよりかは、当時のメモを残しておいた方が裁判官に対する説得力が違います。
人間ですから、記憶というものは曖昧で、当事者のみの証言では信憑性に欠けます。
そこで、相手方と事業の取引内容を交渉する際や、契約内容を交渉する際は、議事録を作成し、詳細に当時の話の内容を記録しておくのです。
このような議事録は、交渉段階のものですから当然トラブルが発生する前のものになり、記憶に基づく曖昧な証言や自己に都合良く曲げられた証言よりも説得力があります。
より良い議事録にするためには、作成した日付を入れ、交渉に立ち会った方の署名を頂くと良いでしょう。
議事録の内容は当事者の合意内容などが示されているので、議事録に署名するということは契約書を交わすことと同じと言えます。
契約書という重い形式を取りたくないという方でも、議事録には署名する。
なんていうこともあります。
これは契約書と同等の効力を発揮しますので、議事録を作成した際は、相手方に内容を確認して頂いて、特に問題がなければ署名を頂くようにしましょう。
交渉の際、自分自身で交渉しながらメモを取るのは難しいでしょうから、書記としてどなたかに立ち会って頂き、その方の署名を頂くのも良いと思います。
出来れば、後々、証人として証言台に立って頂ける方が良いでしょう。
事業取引を始める際は、契約書を交わすことが前提なのか？
交わすのであればどちらが用意するのか？
交わしそうにないのであれば、どういった形で記録しておくのか？
を意識して交渉を進めると良いでしょう。
記録に残らない口頭のみでの取引には十分注意して下さい！
